Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính trong công tác văn thư tại các trường THPT trên địa bàn tỉnh Đắk Nông
Lượt xem:
- Thực trạng
- Cải cách thể chế hành chính
– Trong những năm qua, các trường THPT đã triển khai thực hiện có kết quả công tác cải cách hành chính, tập trung cải cách thể chế và thủ tục hành chính. Coi đây là một trong những nhiệm vụ hàng đầu.
– Mục đích chính của những cải cách này là nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục; kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý ngành từ Trung ương đến cơ sở, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có trình độ và năng lực đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn mới; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng hành chính và dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng tạo sự tác động tích cực trong quản lý hành chính nhà nước đối với giáo dục-đào tạo, tạo bước chuyển biến mới trong ngành Giáo dục.
– Thực tế cho thấy, khi đời sống và trình độ của người dân được nâng cao, các quan hệ liên quan đến thủ tục hành chính cũng đòi hỏi phải công khai, minh bạch, chặt chẽ, thuận tiện và mang tính pháp lý cao hơn. Về thủ tục hành chính tuy đã có những chuyển biến tích cực như việc thống kê, rà soát, đánh giá tác động, công khai thủ tục hành chính được tổ chức thực hiện có hiệu quả. Tuy nhiên, một số vấn đề cụ thể như việc công bố, cập nhật thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung, thay thế và thủ tục hành chính mới ban hành vào đơn vị cơ sở giáo đục còn chậm chưa đúng với trình tự một thủ tục hành chính. Với khối lượng công việc khá lớn mà bộ máy quản lý lại yêu cầu tinh giản, gọn nhẹ nếu không thực hiện theo hướng cải cách các thủ tục hành chính ngay từ khi dự thảo văn bản quy phạm có chứa thủ tục hành chính đến khi ban hành và tổ chức thực hiện trên thực tế sẽ dẫn đến chậm trễ, gây phiền hà cho Nhân dân.
– Văn thư cần tiếp tục triển khai thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ và Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vãn bản hành chính cho bộ phận văn phòng, các đoàn thể, tổ chuyên môn nắm bắt và thực hiện đúng qui cách của trình bày vãn bản hành chính.
– Ngoài bộ phận Văn phòng: văn thư, thủ quỹ, kế toán, thư viện, thư ký hội đồng, cán bộ quản lý cần phải nắm bắt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Bộ phận tham mưu cấp dưới trình bày cho đúng, không được qua loa, xuề xòa dễ dãi vì khi nhìn văn bản sẽ đánh giá về trình độ nhận thức và nghiệp vụ của người ban hành và sẽ không phù hợp với yêu cầu và trình độ phát triển của ngành Giáo dục.
- Cải cách thủ tục hành chính
– Cải cách thủ tục hành chính phải thực hiện từ việc rà soát các thủ tục hành chính, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, sửa đổi, bãi bỏ hoặc kiến nghị với cấp có thẩm quyền sửa đổi, bãi bỏ những thủ tục hành chính, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính không còn phù hợp hoặc trái pháp luật.
– Chấn chỉnh kỷ luật, kỷ cương trong việc giải quyết công việc của phụ huynh và học sinh, bãi bỏ những qui định rườm rà, những loại giấy tờ không phù hợp.
– Chấn chỉnh công tác niêm yết công khai các thủ tục hành chính giấy tờ, biểu mẫu, qui trình giải quyết, thời gian giải quyết, cán bộ càn liên hệ giải quyết hồ sơ, công khai địa chỉ, điện thoại để liên hệ tiếp nhận sự góp ý.
– Xây dựng nội qui cơ quan, trong đó qui định rõ giờ giấc làm việc, tiếp phụ huynh. Tác phong nhân viên phải nhã nhặn, ân cần, lịch sự, thể hiện nếp sống văn hóa, văn minh nơi công sở và đây cũng là một trong những tiêu chí thi đua của cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường.
- Thực hiện có hiệu quả cơ chế một cửa
– Để thực hiện cơ chế một cửa đạt hiệu quả cần phải giao nhiệm vụ cho cán bộ văn thư phụ trách. Người phụ trách phải có nghiệp vụ chuyên môn, phải được tập huấn, bồi dưỡng và hiểu biết công việc, khi gặp tình huống phải uyển chuyển, có thái độ giao tiếp và kỹ khả năng xử lý tình huống để tạo cho phụ huynh tâm trạng hài lòng, vui vẻ khi tiếp xúc với nhà trường.
– Lãnh đạo cần tạo điều kiện về nơi làm việc, phương tiện làm việc và chỗ ngồi chờ cho phụ huynh và học sinh, tránh để phụ huynh đứng chờ hoặc đi lại nhiều trong phòng.
- Cải cách tổ chức bộ máy hành chính
– Rà soát hoàn thiện qui định về công tác tiếp dân, giải quyết nhanh, kịp thời những kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của phụ huynh, học sinh. Thực hiện 3 công khaỉ để giáo viên, phụ huynh cùng tham gia giám sát hoạt động nhà trường nhằm thực hiện nguyên tắc “giáo viên biết, giáo viên bàn, giáo viên làm, giáo viên kiểm tra”.
– Xây dựng hòm thư tiếp nhận ý kiến của phụ huynh, học sinh về việc giải quyết hồ sơ, giấy tờ. Cuối học kỳ đánh giá biểu dương, đồng thời xữ lý thích đáng những nhân viên nhũng nhiễu, hạch sách, cửa quyền.
– Phát huy hơn nữa quyền làm chủ tập thể của giáo viên, tạo môi trường làm việc dân chủ, công khai, công bằng, ngăn chặn những biểu hiện tiêu cực tham ô, tham nhũng, lãng phí trong nhà trường.
- Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn bản đúng yêu cầu đầy đủ, chính xác cao, cán bộ văn thư đảm bảo theo trình tự sau:
* Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên, có thể khái quát quy trình này bao gôm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần vãn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản như:
Thông báo: Là hình thức văn bản để công bố công việc cần thực hiện trong thời gian ngắn.
Cấu trúc của Thông báo gồm ba phần:
– Phần mờ đầu: Mục đích, chủ thể và thẩm quyền của thông báo, đối tượng tiếp nhận thông báo.
– Phần nội dung: Nêu rõ nội dung đến cần thông báo đến đổi tượng tiếp nhận.
– Phần kết thúc: Nhấn mạnh nội dung cần thông báo, xác định được thời gian có hiệu lực.
Quyết định: Là hình thức văn bản quy định về các vấn đề tổ chức bộ máy, nhân sự, chế độ, chính sách và các công việc khác theo thẩm quyền.
Cấu trúc Quyết định gồm hai phần:
– Phần căn cứ ban hành quyết định gồm căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế.
– Nội dung điều chỉnh bằng các điều khoản.
Báo cáo: Là hình thức văn bàn phản ánh tình hình, đánh giá, rút kình nghiệm thực hiện công tác và đề xuất những vấn đề cần bổ sung hay những yếu tố cần sửa đổi để tiếp tục hay cải tiến công tảc.
Cấu trúc của Báo cáo gồm ba phần:
– Phần mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện.
– Phần nội dung: Kiểm tra những việc đã làm được, chưa làm được, nguyên nhân đánh giá phương hướng.
– Phần kết thúc: Những mục tiêu, nhiệm vụ mới những biện pháp thực hiện, những kiến nghị, đề nghị giúp đỡ hỗ trợ của cấp trên.
Tờ trình: Là hình thức văn bản đề xuất với cơ quan, quản lý cấp trên về một vấn đề, một phương án công tác.
Cấu trúc của Tờ trình gồm ba phần:
– Phần mở đầu: Xem xét tình hình, phân tích mặt tích cực của tình hình để làm cơ sở cho việc đề xuất vấn đề mới.
– Phần nội dung: Tóm tắt nội dung của đề nghị mới, nêu những khó khăn, thuận lợi và biện pháp khắc phục.
– Phần kết thúc: Nêu ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới, đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất để sớm thực hiện.
Công văn: Là hình thức văn bản để trao đổi công tác, triệu tập hội hợp, nhẳc nhở việc thực hiện công tác.
Cấu trúc của Công văn mời họp gồm ba phần:
– Phần mở đầu: Nêu lý do, mục đích của cuộc hợp.
– Phần nội dung: Nội dung chính của cuộc hợp, nêu thành phần tham dự, thời gian, địa điểm.
– Phần kết thúc: Thời gian dự đúng giờ, đúng địa điểm, đúng thành phần hoặc lời mong đợi có mặt của các đại biểu.
Biên bản: Là hình thức văn bản ghi lại diễn biến sự việc đang hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.
Cấu trúc của Biên bản gồm ba phần:
– Phần mở đầu: Thời gian, địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự.
– Phần nội dung: Biên bản họp ghi theo tiến trình của cuộc hợp, hội nghị…
– Phần kết thúc: Ghi thời gian, địa điểm việc lập biên bản, biên bản được thông qua những người tham dự…
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ.
Bước 3: Thông qua lãnh đạo.
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyên quy định. Hoàn thiện những quy định về trình tự thủ tục chặt chẽ, chất lượng cao đi vào nề nếp theo trình tự thủ tục khoa học hợp lý.
* Xác định thẩm quyền ban hành văn bản
– Với các văn bản hành chính thông thường mà cán bộ văn thư soạn thảo như: công văn, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy mời… cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng giữa các cá nhân với nhau.
– Thủ trường cơ quan cần nắm vững những văn bản, quy định của nhà nước về thẩm quyền ban hành văn bản thuộc cấp THPT cũng như thẩm quyền ký các loại văn bản.
- II. Giải pháp nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính trong công tác văn thư tại các trường THPT
– Từ những thực tế vừa nêu, để làm tốt nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính trong công tác văn thư đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và có những công việc phải đảm bảo bí mật.
– Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Góp phân giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày.
– Xây dựng, triển khai kế hoạch cải cách hành chính trong công tác văn thư tại trường; đẩy mạnh công tác tuyên truyền; hướng dẫn quy trình thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh học sinh nhằm thực hiện tốt công tác cải cách hành chính và giải quyết thủ tục hành chính trong trường THPT.
– Xác định công tác cải cách hành chính trong công tác văn thư là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên. Gắn liền việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn với việc triển khai thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính trong.
– Ngoài ra người làm nhiệm vụ công tác văn thư cũng phải cần nắm vững nội dung của công việc của mình.
- Đối với công tác soạn thảo văn bản
Các biện pháp đánh máy soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký. Người làm công tác văn thư muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu câu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một sổ nội dung sau:
– Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các vãn bản mớỉ nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác.
– Việc thực hiện đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính Phủ về công tác văn thư.
– Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản.
– Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu với cấp trên.
– Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách, các bộ phận của tổ Văn phòng trong mọi hoạt động của nhà trường.
– Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức.
* Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật.
– Xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, khẳng định rõ trách nhiệm, tổ chức soạn thảo văn bản, khảo sát thực tế, thẩm định, chuẩn bị hồ sơ trình, thảo luận thông qua văn bản. Đặc biệt cần quy định rõ trách nhiệm của cán bộ soạn thảo, cán bộ thẩm định trong trường hợp văn bản soạn thảo và ban hành trái pháp luật.
– Văn bản phải được kiểm tra tính chính xác trước khi trình lãnh đạo ký. Sau đó chuyên đến văn thư để đăng ký vào sổ, đóng dấu và phát hành.
– Văn bản sau khi ký không được thêm bớt nội dung khi chưa có sự đồng ý của thủ trưởng, các văn bản ký ngày nào phải được phát hành ngày đó.
– Tổ chức hội nghị tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
* Đào tạo, bồi dưỡng viên chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản
– Trong công tác văn thư, cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công tác vãn thư cơ quan, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ viên chức làm công tác văn thư. Tổ chức đưa cán bộ đi tập huấn ở cấp trên, cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ với nhiều hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động văn thư.
– Không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ văn thư nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác. Tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác quản lý, giải quyết văn bản đến tại cơ quan cần phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác (Quản lý, giải quyết văn bản của cơ quan và nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định pháp luật hiện hành).
– Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư. Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà cán bộ văn thư phải đảm nhiệm. Chính vì thế, để bồ trợ nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư là vấn đề cần thiết, góp phần đáng kể vào việc nâng cao chất lượng công tác văn thư tại các trường THPT. Trước mắt việc tự học, tự nghiên cứu là rất cần thiết, cán bộ văn thư có thể nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của mình qua các sách tham khảo về công tác văn thư, tự đúc kết kinh nghiệm qua các lần soạn thảo, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp trong trường. Tóm lại phương pháp tự đào tạo là cơ sở tốt cho việc nâng cao kỹ năng soạn thảo.
– Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với cán bộ văn thư, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thoả đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ, giải quyết văn bản.
– Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết bị và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như: Thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ, giải quyết văn bản, thiết bị nhân bản, thiết bị phục vụ cho việc quản lý, lưu trữ văn bản.
- Đối với cải cách thủ tục hành chính
– Thực hiện niêm yết công khai, đơn giản hóa thủ tục chuyển trường và điều này giúp phụ huynh không đi lại nhiều, giải quyết nhanh gọn, tránh phiền hà cho phụ huynh và học sinh, tạo cho phụ huynh tâm trạng vui vẻ thoải mái khi tiếp xúc với nhà trường.
– Giải quyết nhanh việc cấp phát bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, qui định thời gian nhận, cần đem giấy tờ tùy thân để nhận (có thể nhận dùm nếu chứng minh được nhận cho người trong gia đình, mang giấy tờ tùy thân để đối chiếu và giấy ủy quyền). Điều này giúp cho học sinh ở xa không có điều kiện đi nhận thì người nhà có thể nhận thay có giấy ủy quyền.
– Đơn giản hóa các biểu mẫu chuyên môn phù hợp với yêu cầu hiện nay giúp Hiệu trưởng nắm bắt số liệu dễ dàng, khoa học, thuận lợi cho công tác quản lý, đồng thời giáo viên cũng cảm thấy đỡ áp lực nặng nề vào cuối năm do phải báo cáo nhiều (đính kèm các biểu mẫu).
– Song hành với cải cách hành chính, các trường THPT đã thực hiện tốt qui chế dân chủ cơ sở, cán bộ văn thư thực hiện tốt việc tiếp công dân (sáng và chiều thứ 2) và trình lên lãnh đạo nhà trường, giáo viên chủ nhiệm giải thích những vấn đề bức xúc của phụ huynh, học sinh nhanh gọn, thỏa đáng. Vì vậy, sẽ không có đơn thư khiếu nại về những việc ảnh hưởng đến quyền và lợi ích chính đáng của học sinh.
– Tạo cơ sở vật chất đầy đủ như bố trí phòng ốc nơi thuận lợi dễ tìm, trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cho văn thư và chỗ ngồi chờ của phụ huynh và học sinh lịch sự… đã tạo bộ mặt nghiêm túc, văn hóa, văn minh nơi công sở.